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项目管理软件:“鸡肋”还是“补品”

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人气:-发表时间:2014-10-11 15:00【

现在是网络科技时代,网络技术在国内生产建设中的应用也越来越被重视。许多企业为提高管理效率,纷纷应用起项目管理软件,以期实现智能化管理。然而,由于种种原因,好事并不一定能做好,一些企业的实践效果却并不明显,项目管理软件甚至成了中看不中用的摆设。那么,项目管理软件对企业来说究竟是“鸡肋”还是 “补品”?

国内项目管理软件应用有喜有忧

项目管理技术的发展和计算机技术的发展是密不可分的。项目管理技术出现之时也正是计算机诞生的时候,因此,早期开发的网络计划软件都是在大型机上运行的,主要运用于国防和土木建筑工程。这个时期的项目管理软件的成本也很高,往往一套就要卖到10多万美元。

上世纪80年代随着微型计算机的出现和运算速度的迅猛提升,项目管理技术也呈现出繁荣发展的趋势,涌现出大量的项目管理软件,软件的价格也大幅下降。与此同时,国内许多院校和科研单位也开发了很多项目管理软件。这个阶段,国内出现了很多项目管理软件,每上一个项目,如果该项目有意使用计算机进行项目管理,那么就会请一班人马来开发一套项目管理软件。也有一些项目尝试引进国外项目管理软件,我国最早引进P3的项目是山西潞安煤矿。在这些项目中我方项目管理人员基本处于被动使用的状况,缺乏对国外项目管理的理解,对国外项目管理模式不了解。

到了上世纪90年代,随着与国际接轨的需要,国内很多单位已接收了国外项目管理的思路,很多单位也引进了国际先进的项目管理软件,已经积累了部分经验和数据。目前在国内使用项目管理软件进行项目管理的项目和企业已有上千家。综合国内的应用情况,分为以下几种:一运用项目管理软件编排进度计划,在项目投标以及工程开工之前均能用这些软件来编制计划。部分企业还处于被动使用状态,因为项目招标书中要求使用项目管理软件进行项目管理,而被迫使用相应软件。二是通过进度和资源结合使用,分析资源的强度和资源的使用安排是否满足要求。很多企业和项目通过使用项目管理软件,尝到了甜头,希望通过项目管理软件的资源分析和成本管理的功能,合理配置资源,使得进度计划更为合理。三是根据施工组织措施来编制进度和资源计划,根据计划来安排生产,通过计划对进度进行控制。有部分项目的计划编制十分漂亮,资源配置也很合理,但是现场施工没有按照计划来执行。这就要求计划的编制人员必须按照施工方案来编制计划,现场施工人员按照计划安排生产,并及时将实际进程向上反馈,实施动态跟踪。能做到这一点,已基本体现了项目管理软件的功能。目前国内已有部分项目正在按照该模式进行动态控制。四是项目管理的数据与企业管理信息系统(MIS)集成,通过数据共享,减少重复输入。通过项目管理软件的接口功能与企业的管理信息系统连接,对于企业项目管理系统可进行该部分工作,对于非超长工期型项目而言,不必提出该要求。五是通过Internet和Intranet对远程项目进行控制。分散在全球各地的分公司或项目工地上的工程数据通过Internet和Intranet传递到本部,在总部进行汇总和统一安排,并将指令通过邮件下发给分公司或工地。对于企业和战线偏长的项目可推广此应用。

如何让项目管理软件发挥功效

使用项目管理软件辅助项目管理已经成为项目经理们的共识。如何尽快上手,在项目的有限生命周期内尽其所能地发挥管理的功效?这是摆在每个项目和每个工程公司老总们面前亟待解决的问题。

如果是在项目上应用项目管理软件系统,首先要解决两个问题:其一是自主开发还是引进为主,再做二次开发?其二是项目管理的核心是什么?通过长期的实践,在项目上马后再找开发人员开发项目管理系统,已经在过去十多年的实践中证实是行不通的,原因有:开发任何一个软件系统都需要很长的时间,从需求分析到编程,再到调试、修改、试运行,可能要花掉2年左右的时间,而很多项目的总工期只有3~5年。因此建议在对待项目管理软件时,对核心软件还是以引进为主,在此基础上做少量二次开发工作,以满足工程的某些特殊需求。

对于项目管理的核心问题,有人说是进度管理,有人说是成本管理,也有人说是合同管理,这要根据项目的不同情形而定。确定了核心之后,就应围绕着核心来构筑项目管理系统。先确定核心软件,然后再着手开发和引进周边软件系统。切忌把整个项目管理软件系统搞得很大、很全,重点不突出,核心数据湮没在整个项目信息的汪洋大海中。

构筑一个工程项目的管理软件,首先要在招标阶段就选定核心软件,并在标书及今后的合同文件中规定使用相同的软件;其次,在项目开工之前,就要组织各方有关人员进行培训,并进行统一WBS编码、工作编码、资源编码的工作,同时制定项目管理软件的实施办法;最后,在工程开工后,定期收集工程的进展情况,通过一定的奖惩措施,促使各单位严格按照计划组织生产,及时准确地反馈数据,确保整个工程处于控制之中。

如果企业作为一个工程公司,使用项目管理软件进行项目管理想提高项目的管理水平,增强计划的可执行性,提高资源的有效配置,加强成本管理,提高企业的竞争能力。企业在配置项目管理软件时可以考虑在不同的层次选用不同档次的软件,但各个层次所使用的软件产生的数据要能通用。通常总公司一级配置网络版软件,有助于多人使用和数据共享;分公司或大型项目总承包视情况可配备单机版或网络版高档项目管理软件;分包项目或中小型项目可考虑使用单机版高档项目管理软件或低档项目管理软件;施工队或作业班组则使用邮局软件或Webster来访问或更新项目数据。

一个企业在使用项目管理软件时可以先对企业的历史数据进行整理,包括标书、合同文件、项目月报、定额库等,逐步形成企业统一的编码库、价格库和材料库,并制订企业项目计算机管理实施细则。该细则应该包括组织形式、项目有关编码、标准工作包、各类报表格式、检测与追踪办法等。